مؤتمرات الفيديو تُمكن مجموعة من الأشخاص، في أماكن متباعدة، من مشاهدة وسماع بعضهم وإجراء المناقشات في لقاء افتراضي ؛ إذ تُستخدم فيه الكاميرا لتسجيل الصورة، والميكروفون لتسجيل الصوت، وتظهر الصورة على الشاشة، ويخرج الصوت من السماعات، ويتم ذلك آله عبر قناة اتصال هي الإنترنت، و يعد هذا الشكل من الاتصالات (تفاعلياً).
يُعرَّف مؤتمر الفيديو بأنه عقد اجتماع عبر الإنترنت (أو اجتماع عن بعد) يحدث بين طرفين (مشاركين)، حيث يمكن لكل مشارك يرى صورة الآخر ويسمع صوته، وعلى حد سواء المشاركين قادرين على التحدث والاستماع إلى المشاركين الآخرين في الوقت الحقيقي. والمكونات الضرورية لجعل هذا الأمر يحدث تشمل:
- الميكروفون، وكاميرا الويب ومكبرات الصوت.
- جهاز عرض (شاشة أو مكبر الصورة...إلخ).
- برنامج يعمل لالتقاط البث الصوتي من الميكروفون وترميزه وتحويله من الحالة التماثلية إلى الرقمية وذلك لأن البث الصوتي يكون رقمياً، بحيث يمكن استقباله بواسطة الأشخاص المشاركين في الحوار.
- برنامج يستخدم كجسر للتواصل والربط بين الأطراف المشاركة في المحادثة.
- أداة اختيارية لجدولة وتنظيم جلسات المحادثة.
وهناك طريقتان لهذا النوع من الاتصال:
- الاتصال من نقطة إلى نقطة أخري Point-to-Point Video Conferencing:
وفيه يتم التواصل بين شخصين أو طرفين (مشاركين) عبر أحد برامج التواصل عن بعد، يتبادل فيه الطرفان الحوار والحديث ويمكنهما مشاركة الملفات مع بعضهما البعض، ويمكن أن يكون التفاعل بالصوت والصورة، أو الصوت فقط.
- الاتصال متعدد النقاط Multi-point Video Conferencing:
في حالة (مكالمات الفيديو) متعدة النقاط، والتي تربط ثلاثة أو أكثر من المواقع معاً، حيث يمكن لجميع المشاركين أن يروا ويسمعوا بعضهم البعض، كما يمكنهم رؤية أي محتوى يتم مشاركته خلال الاجتماع (http://www.polycom.co.uk).